PRIVACY DOCUMENT UITVAARTBEGELEIDING KARIN SMIT
Welke gegevens worden verwerkt en waarom:
Het voorgesprek:
Uw/de wensen voor een naderend afscheid worden vastgelegd. Hierbij moet u denken aan vele facetten zoals keuze voor locaties, (eerste) inventarisatie van wensen ten behoeve van het afscheid, deze wensen omgezet naar een voorlopige kostenbegroting. Van dit voorgesprek maakt Uitvaartbegeleiding Karin Smit een verslag, hetgeen wat u altijd kunt aanpassen zodat up to date is.
De website Uitvaartbegeleiding Karin Smit:
Op de website www.uitvaartbegeleidingkarinsmit.nl staat het contactformulier. Voor dit formulier worden naam, telefoonnummer en mailadres gevraagd en moet ingevuld worden door een ieder die informatie wenst. Al deze gegevens worden opgenomen in een digitaal document.
Het (aanname) gesprek na overlijden:
Na het overlijden, worden door Uitvaartbegeleiding Karin Smit, ideeën/ wensen rondom het afscheid besproken en geïnventariseerd. Tijdens dit gesprek worden de belangrijkste zaken ingang gezet zoals wensen ten aanzien van de verzorging, opbaring, crematoria en/of begraafplaats.
Uitvaartbegeleiding Karin Smit, ontvangt na het overlijden van de huisarts de A en B verklaring. Hiermee kan, indien de nabestaanden dit niet zelf willen doen, Uitvaartbegeleiding Karin Smit aangifte van overlijden bij de gemeente doen.
Met de aangifte van overlijden geeft de gemeente (waar het overlijden heeft plaats gevonden) de akte van overlijden en een verlof tot cremeren/begraven af. Van de originele akte van overlijden worden een aantal kopieën afgeven aan de opdrachtgever.
Een kopie van de akte van overlijden en het verlof tot cremeren/begraven wordt opgeslagen in het digitale document van de overledene.
Met de akte van overlijden kunnen de nabestaanden bijvoorbeeld telefoon/mobiele abonnementen, hypotheek, verzekeringen, bankzaken, krant(en) en/of erfrechtelijke zaken regelen.
Gegevens overdragen aan derde partijen:
Gegevens worden door Uitvaartbegeleiding Karin Smit overgedragen aan derde partijen. Hierbij gaat het om schriftelijke overdracht van persoonsgegevens en daarbij kunt u denken aan bijvoorbeeld de aanvraagformulieren voor crematoria/begraafplaats, gemeente, toeleveranciers en/of hypotheek- en verzekeringsmaatschappijen.
Uitvaartbegeleiding Karin Smit digitale mail:
Uitvaartbegeleiding Karin Smit heeft een digitale mailing met en van klanten, toeleveranciers, crematoria, begraafplaatsen, gemeenten en verzekeringsmaatschappijen. Hierbij kan de rechtspersoon vrijwillig de mailing stop zetten.
Bewaren en controleren van gegevens:
- De laptop van Uitvaartbegeleiding Karin Smit is voorzien van een wachtwoord
- De persoonsgegevens staan in een aparte map op de laptop
- De website van Uitvaartbegeleiding Karin Smit, is beveiligd door een SSL-verbinding
- Alle digitale dossiers zijn beveiligd met een wachtwoord
- Er is geen sprake van gekoppelde databases
- De mobiele telefoon van Uitvaartbegeleiding Karin Smit is voorzien van een beveiligde code
- Via een officepakket lopen de programma`s op de laptop van Uitvaartbegeleiding Karin Smit
- Het databeheer wordt alleen zakelijk ingezet door Uitvaartbegeleiding Karin Smit
- Alle digitale en papieren dossiers worden 7 jaar (wettelijke bewaartermijn) bewaard, hierna vindt vernietiging plaats
- Alle digitale dossiers ten aanzien van de voorgesprekken, worden in een aparte map op de laptop van Uitvaartbegeleiding Karin Smit opgeslagen
- De persoonsgegevens zullen na de dienstverlening door Uitvaartbegeleiding Karin Smit worden vernietigd
- Uitvaartbegeleiding Karin Smit gebruikt geen persoonsgegevens op Sociaal Media
Doelstelling van de gegevens:
- Alle gevraagde gegevens zijn voor Uitvaartbegeleiding Karin Smit noodzakelijk om aan de wensen van de persoon en/of nabestaanden te voldoen, om een mooi en persoonlijk afscheid vorm te geven.
- Uitvaartbegeleiding Karin Smit regelt na het overlijden, op verzoek van de nabestaanden, de uitkering met de verzekeringsmaatschappij.
- De cliënt/opdrachtgever ondertekent te allen tijde het schriftelijke dossier voor akkoord en geeft toestemming tot het verlenen van persoonsgegevens, ten behoeve van Uitvaartbegeleiding Karin Smit.
Wat zijn uw rechten als cliënt:
- Als cliënt/ nabestaanden heeft u te allen tijde recht op aanvulling en rectificatie van de gegevens
- Als cliënt heeft u recht op inzage in het dossier
- Als cliënt heeft u bewaarrecht
- Als cliënt heeft u recht om data gegevens over te dragen
- Als cliënt heeft u te allen tijde het recht om uw gegevens te laten vernietigen.
Privacyverklaring Uitvaartbegeleiding Karin Smit
Mei 2018